Program de facturare 1/2

Azi vă prezint un program de facturare realizat în Excel şi VBA.

Programul poate fi utilizat cu Excel 2007 sau mai recent.

Versiunea prezentată este demo, poate fi utilizat pentru facturare, dar nu puteți specifica parametrii firmei emitente.

Pentru primii 10 solicitanţi se personalizează GRATUIT programul, în contrapartidă cu schimbul de informaţii în funcționarea programului.

Programul se poate achiziţiona pentru 50 RON. Pentru aceasta primiţi o versiune personalizată, pe care o puteţi utiliza pentru o singură firmă.

Prezentarea program

Programul poate emite facturi şi chitanţe pentru o singură firmă, urmărind totodată şi achitarea facturilor.

Se compune din următoarele pagini:

Factura A4  - Permite realizarea unei facturi în format A4 cu maximum 30 de rânduri pentru o factură  
Chitanţa A5 – pentru emiterea chitanţelor  
Produse – nomenclator de produse  
Clienţi – listă date clienţi  
Personalizare – date firmă emitentă  
Chitanţe – listă chitanţe emise Facturi – facturi emise  
Conţinut -  conținut facturi emise  
Parametrii - tabele cu diferite parametrii folosiţi

Mod de funcţionare

Programul este alcătuit din două forme (formulare) cu care lucrăm, acestea sunt localizate în paginile Factura A4   şi Chitanţa A5. Pentru completarea datelor din factură folosim două tabele, una cu datele clienţilor (Denumire, CUI, Nr ORC , Adresa….) a doua nomenclatorul de produse, care cuprinde  datele produselor pe care le dorim să valorificăm (denumire, unitatea de măsură, cota TVA, preţ de vânzare). Pentru completarea acestor două tabele mai folosim câteva tabele auxiliare localizate în Parametrii din care putem prelua următoarele date: judeţul, localitatea, banca, unitatea de măsură, cotă TVA. 

Utilizatorul cu câteva clicuri completează factura, după care o imprimă şi o înregistrează.
Facturile înregistrate se pot modifica sau anula.

Emiterea chitanţelor - din lista de facturi  putem selecta o factură după număr sau după denumire client sau putem lista toate facturile neachitate. Cu câteva clicuri se completează datele chitanţei se înregistrează şi se imprimă. Este posibil şi achitarea parţială a facturilor. Se poate ţine şi evidenţa achitărilor prin bancă. 

Facturile şi chitanțele emise sunt înregistrate în tabele separate care se pot filtra după diverse parametrii. Conţinutul (produsele facturate) facturii este înregistrat într-un tabel separat şi aici putem aplica diverse criterii de filtrare, de ex. putem afla cu câteva clicuri ce a cumpărat de la noi firma X, în ultimele 6 luni.

Prezentare detailată

 

Factura A4

Este principală pagină cu care lucrăm

În partea stângă este factura propriu-zisă:

 

Putem alege clientul dintr-o listă derulantă

 

datele necesare pentru firma respectivă se completează automat. Pentru o firmă nouă facem clic dublu pe celula respectivă, completăm datele noului client în nomenclator clienţi, după care revenim la factură.

Alegerea produselor se face în mod similar dintr-o altă listă derulantă

 

Odată cu produsul ales se completează automat unitatea de măsură şi prețul de listă, noi trebuie să completăm numai cantitatea. Dacă este necesar putem modifica preţul, aceasta modificare va fi valabilă numai pentru factura aceasta. Calculul valorilor se face automat. Pentru a adăuga un alt produs facem un clic dublu pe oricare rând din coloana Denumire Produs.

Într-o factură putem scrie maximum 30 de rânduri.

După ce am completat factura, o imprimăm folosind imprimarea din Excel  şi o înregistrăm cu butonul Înregistrare factură.

Se înregistrează datele facturii într-un tabel:

 

Produsele din factură într-un alt tabel:

 

Seria şi numărul facturii este preluat din pagina Personalizare şi este incrementat automat după fiecare factură emisă.

Data şi ora facturii poate fi preluată automat din ceasul calculatorului sau poate fi una arbitrară, în acest ultim caz completăm data şi ora din cele două celule galbene.

Vizualizare facturi emise

Din lista derulantă din celula L1 alegem factura pe care o vrem să vedem, facem click dublu şi avem deja factura vizualizată.
Observăm că conţinutul celulei din dreapta s-a modificat din adăugare in vizualizare.

  

Din această listă putem alege modul de lucru, dacă vrem să emitem o factură nouă alegem adăugare, putem anula o factură emisă sau putem modifica. (Anularea facturii duce la neutilizarea unui număr de factură, editarea permite reutilizarea numărului) Dacă trecem în mod editare practic anulăm validarea facturii. Putem modifica toată factura, singurul care rămâne nemodificat este numărul facturii. Dacă am trecut  în mod editare şi totuşi ne-am răzgândit, putem păstra factura dacă revalidăm.
Schimbarea modului de lucru se face după alegerea propriu-zisă click dublu pe celula sau apăsam butonul mod de lucru.               

Butonul Întreținere elimină înregistrările fără validare din cele două tabele.

Butonul Reset  - şterge înregistrările din majoritatea tabelelor.
Folosirea lui şi salvarea ulterioară duce la pierderea tuturor datelor!!!

Clienţi

În acest tabel sunt înregistrate datele necesare pentru emiterea facturilor pentru fiecare client.

Butonul  Adaug NOU, introduce un rând gol în tabel.

Denumirea, numărul ORC şi CUI se completează fără probleme.
Localitatea se alege dintr-o listă derulantă

Pentru a adăuga o noua localitate facem click dublu pe această coloană.
Judeţul se completează automat.

Banca se completează asemănător cu localitate dintr-o altă listă derulantă.

Programul NU verifică corectitudinea unor date, ca număr ORC, CUI, cont bancar.

Produse

Este nomenclatorul de produse cu preţurile de listă.
Unitatea de măsură se alege dintr-o listă derulantă. Adăugarea prin clic dublu.

Este recomandat ca denumirea să fie suficient de descriptivă, încât să putem deosebii produsele de altele similare.

 Parametrii

 
În parametrii sunt stocaţi unele date necesare ca județele, localitățile, denumirea băncilor, unităţile de măsură.

Tabelul cu judeţele este completat nu necesită modificări.

Tabelul cu denumirea localităților este abia la început.
Înserarea unui rând nou se fac e automat, dacă venim din tabelul cu clienţi, sau manual dacă  am hotărât să completăm la început acest tabel.

Selectăm un rând cu cele două coloane, click dreapta 

Şi din meniul local alegem Insert – Table Rows Above.

Este obligatoriu ca fiecare localitate să fie asociat cu judeţul său.
Datele pentru listă derulantă pentru localitate sunt preluate de aici. Pentru o selectare mai uşoară este bine să păstrăm aceasta listă ordonată după denumirea localităților. Sortarea se face automat dacă ne întoarcem la tabelul Clienți cu Return la Clienti. Putem face şi manual dacă facem click pe butonul din colţul dreapta jos din cap tabel  şi alegem Sort A to Z.

Tabelul cu bănci şi unităţile de măsură se va completa după necesităţi.

Facturi

Ne ajută la evidenţa facturilor emise. Se completează automat. Se păstrează sortat după număr factură.

Capul de tabel consider că este suficient de descriptiv, singura coloană care necesită explicaşii este  Validare.
Rândurile din aceasta coloană pot să aibă trei valori :

1             Factură validată
            2             Factură nevalidată
            0             Factură anulată

Cu înregistrare fiecare factura o să fie validată. Dacă pentru o factură se trece în mod editare, atunci o sa aibă 2 in coloana de validare.

Rândurile nevalidate se pot șterge cu butonul Întreținere.

Tabelul permite mai multe filtrări (la filtre avem acces dacă facem click pe săgeata din fiecare celulă din cap tabel)

După numărul facturii:

Putem selecta anumite facturi(prin bifare, debifare) sau din meniul care apare la Number Filters alegem una potrivită.

După dată, avem iarăși foarte multe posibilităţi:

  

Asemănător şi după denumire client.

Putem combina filtrele.

Conţinut

În acest tabel se înregistrează produsele facturate din fiecare factură.

Şi in acest tabel putem filtra după criterii asemănătoare ca şi în tabelul precedent.

Pentru fiecare coloană din tabel se poate activa în ultimul rând din tabel o opțiune de însumare, dar nu numai atât: